实物档案数字化有多种方式。最常用的是扫描。通过扫描技术，可以将纸质档案转换成数字文档。扫描分为单页扫描和批量扫描。单页扫描适用于较小的文档，而批量扫描适用于大量文档。此外，数字化档案还可以使用文本识别技术。文本识别将印刷文字转化为可编辑的文本格式。当然，数字化档案还可借助摄像机或视频摄像机进行数字化处理。这种技术特别适用于三维物品或不规则物品。

数字化后，还可以用软件建立文档管理体系，实现数据共享，大大提高工作效率。